Инвойс – это счет (с англ. invoice), выставленный продавцом (поставщиком или экспортером) покупателю на оплату каких-либо товаров. Инвойс выписывается экспортером одновременно с отгрузкой товаров и направляется покупателю. Инвойс является обязательным документом для таможенных сборов и НДС, так как подтверждает заявленную стоимость декларируемого товара. Инвойс, выставленный продавцом, свидетельствует об обязательстве покупателя оплатить товар в соответствии с условиями, указанными в договоре. (Это не касается случаев поставок по предоплате).
Так же коммерческий инвойс, при соблюдении всех необходимых условий по заполнению, может выступать в качестве документа, подтверждающего сделку. Для оформления сделки по инвойсу есть две причины препятствующих этому. Первая – сумма оплаты более 3 000 000 рублей, когда контракт становиться требованием банка для оформления паспорта сделки, а вторая – обязательное решение указать определенные условия. Так же необходимо учесть, что счет становиться контрактом, только при условии, что в нем есть все обязательные атрибуты, такие как:
- Название фирмы отправителя и покупателя с полным адресом и способами связи (эл. почта, тел.);
- Номера и даты документа (как минимум даты);
- Платежные реквизиты (как минимум получателя средств);
- Описание продукта, количества, цена за единицу и общая стоимость всего груза;
- Условия поставки (ИНКОТЕРМС).
Проформа-инвойс (proformainvoice) является предварительным счётом, который выставлен поставщиком (экспортёром, продавцом, отправителем). Это предварительный результат. Суммы в проформа-инвойсе и инвойсе могут отличаться. После того, как суммы оплаты полностью согласованы и утверждены, тогда будет выставлен инвойс. Продавец также выписывает проформу-инвойс если по условиям, предусмотренным в контракте, есть ссылка на авансовые(предварительные) платежи.
Коммерческий инвойс – обязателен для прохождения процедуры таможенной очистки, без него перевозимый товар просто не растаможат. Главные особенности документа следующие:
- оформляется продавцом и передается покупателю;
- указываются подробные характеристики качества товара, происхождения, его количество и другие особенности, условия поставки;
- обязательно вносится полная стоимость партии товара и реквизиты его владельца.